Công nghệ số – Công nghệ số 4.0 phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu hiện nay. Nó đem lại rất nhiều lợi ích trên mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì thế các doanh nghiệp đang không ngừng thực hiện quá trình công nghệ số. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được lợi ích và sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ số? Công nghệ số là gì? Quy trình các bước chuyển đổi số?
Công nghệ số hay còn gọi là chuyển đổi số là mức độ cao hơn số hóa, giống như một pha hoàn thiện của số hóa. Ngoài ra, có thể hiểu công nghệ số là biến dữ liệu được số hóa rồi sau đó chúng ta phải sử dụng các công nghệ như AI, Big Data,… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một giá trị mới.
Ứng dụng công nghệ số sẽ mở ra những trang mới giúp đổi mới, sáng tạo trong cả một lĩnh vực thay vì đơn thuần nâng cấp và hỗ trợ những phương pháp truyền thống. Bên cạnh đó sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu kho lưu trữ các văn kiện, tải liệu,… bằng giấy tờ. Đây cũng là lý do công nghệ số được hình dung bằng khái niệm “Văn phòng không giấy tờ”.
I. Ứng dụng công nghệ số trong doanh nghiệp sẽ mang lại lợi ích gì?
Những lợi ích không thể phủ nhận khi các doanh nghiệp áp dụng công nghệ số toàn cầu:
1. Tối ưu hóa năng suất nhân viên:
Chuyển đối số giúp doanh nghiệp không phải trả phí thực hiện những công việc có giá trị gia tăng thấp. Do đó, nhân viên sẽ có nhiều thời gian để nghiên cứu, học hỏi để nâng cao chuyên môn và thực hiện những công việc đem lại giá trị cao hơn.
2. Nâng cao tính cạnh tranh:
Hoàn toàn có thể khẳng định nếu các doanh nghiệp sử dụng nền tảng số hóa thì việc triển khai và vận hành sẽ hiệu quả, chính xác và chất lượng hơn những doanh nghiệp không áp dụng quá trình số hóa.
3. Tạo sự liên kết, rút ngắn khoảng cách giữa các phòng ban trong doanh nghiệp:
Ứng dụng công nghệ sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý toàn diện. Đồng thời sẽ giúp kết nối được các phòng ban lại với nhau, giúp quá trình thông báo, xử lý hay đưa ra quyết định được thực hiện một cách nhanh chóng.
4. Tạo sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp:
Một điều cực kỳ quan trọng với các CEO. Khi việc xem báo cáo, các khoản thu chi của các phòng ban trở nên dễ dàng.
II. Các bước chuyển đổi số – 6 bước chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp
Chuyển đổi công nghệ số 4.0 đang là xu hướng của các doanh nghiệp không riêng gì ở Việt Nam. Đặc biệt phát huy nhất là trong bối cảnh đại dịch COVID19 diễn ra trong khoảng 2 năm trở lại đây. Tuy nhiên, việc áp dụng chuyển đổi số chưa bao giờ là dễ dàng và có nguy cơ sẽ thất bại nếu trong doanh nghiệp không có một quy trình chuyển đổi số phù hợp.
Vậy để giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, tránh những thất bại các bạn nên biết đến 6 bước chuyển đổi số sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu và đánh giá tình trạng chuyển đổi số của doanh nghiệp
Trong quy trình chuyển đổi số việc nhìn nhận và đánh giá lại doanh nghiệp của mình trên mọi mặt như: Tài chính, nhân lực, công nghệ và văn hóa doanh nghiệp là bước đầu tiên phải làm. Từ những khảo sát, tổng hợp dữ liệu và quan sát thực tế sẽ cho thấy doanh nghiệp đã sẵn sàng chuyển đổi số.
Để có được đánh giá thành công, đúng nhất thì doanh nghiệp của bạn phải trả lời được những câu hỏi:
- Công ty có thích nghi được với những thay đổi mới hay không?
- Khả năng thích ứng với chuyển đổi số của công ty đến đâu?
- Cần cải thiện và thay đổi điều gì để chuyển đổi số dễ dàng?
Từ đó, ban lãnh đạo sẽ đặt ra các mục tiêu khi chuyển đổi số cho phù hợp.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch và chiến lược thực hiện
Sau khi đánh giá tình trạng và xác định được mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp tiến hành xây dựng một kế hoạch rõ ràng và cụ thể chuyển đổi số.
Bên lãnh đạo phải đưa ra những việc cần làm, thời gian thực hiện, kết quả dự đoán của công việc,…Xây dựng kế hoạch càng chi tiết, chú đáo càng dễ bám sát và thực hiện.
Tiếp là xác định được chiến lược để hiện thực hóa những mục tiêu đã đặt ra một cách tốt nhất.
Để xây dựng chiến lược hoàn hảo nhất, ban lãnh đạo có thể tham khảo các tài liệu, thống kê hoặc kinh nghiệm từ các doanh nghiệp chuyển đổi số đã thành công. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dựa vào nền tảng, mục tiêu và đặc thù riêng của mình để lập ra chiến lược chuyển đổi số phù hợp.
Bước 3: Số hóa các tài liệu, quy trình
Tất cả các tài liệu giấy chuyển hóa thành định dạng kỹ thuật số và nên lưu trữ tài liệu trên Cloud. Việc này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tìm kiếm được dữ liệu nhanh nhất mà còn tăng độ bảo mật của tài liệu.
Bên cạnh đó các quy trình hoạt động trong công ty cũng cần được chuyển đổi số hóa để việc chuyển đổi số được tối ưu hiệu quả.
Quy trình của công ty được chia thành:
- Quy trình làm việc với khách hàng.
- Quy trình nội bộ công ty
Số hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp của bạn:
- Tiết kiệm được thời gian làm việc
- Quy trình làm việc với khách hàng đơn giản hơn
- Cải thiện sự hài lòng của người sử dụng dịch vụ, mua sản phẩm
- Giải quyết được vấn đề và giảm thiểu chi phí nhân sự
- Tăng năng suất xử lý công việc
- Tạo tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Bước 4: Có sự chuẩn bị về đội ngũ nhân lực
Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp phải có nguồn nhân lực chất lượng cao và kiến thức chuyên môn chắc chắn với tư tưởng mở và luôn sẵn sàng thay đổi.
Ngoài ra, văn hóa và môi trường làm việc của doanh nghiệp phải phù hợp, cởi mở để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số.
Bước 5: Áp dụng công nghệ mới để cải tiến
Việc áp dụng công nghệ mới phải được chuẩn bị và thực hiện một cách kỹ lưỡng và toàn diện
Các doanh nghiệp cần chú trọng trong việc tìm hiểu, xem xét và đưa ra lựa chọn phù hợp và có hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của mình. Do các nền tảng công nghệ phục vụ cho chuyển đổi số ngày càng nhiều và tối ưu hơn
Bước 6: Luôn có đánh giá và cải thiện
Doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá lại quá trình và kết quả của 5 bước trên thông qua câu hỏi:
- Cách chuyển đổi hóa đang làm có đem lại thay đổi tích cực trong cả nội bộ doanh nghiệp và khách hàng không?
- Kết quả mang lại có đạt được như kế hoạch đã đề ra hay không?
- Cần được thay đổi hay cải thiện điểm nào để chuyển đổi số đem lại hiệu quả cao hơn?
Để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công thì việc xây dựng kế hoạch chiến lược và đào tạo nguồn nhân lực là rất quan trọng. Chuyển đổi số sẽ gặp khó khăn nếu đội ngũ nhân sự từ lãnh đạo đến nhân viên không có cái nhìn đổi mới và cởi mở. Do đó, việc xây dựng văn hóa làm việc khoa học và linh hoạt là một việc thiết yếu.
Tin bài: Mạnh Cường